Hoe kunt u verantwoord oversteken?
Veilig en plezierig veranderen? Maak een veranderkaart!
Als je een ervaren zeezeiler zou vragen om zonder kaart het stervensdrukke Noordzee over te steken, dan kun je een meewarige blik verwachten. Niemand die de overkant levend wil bereiken haalt het immers in zijn of haar hoofd om zonder overzichtskaart de volgebouwde Noordzee en één van de meest drukbevaren scheepsroutes te doorkruisen. Zeilen zonder kaart is wellicht heroïsch of romantisch maar niet erg doeltreffend.
In veranderen is het niet anders. Op weg naar een nieuwe bestemming zonder een beeld te vormen van wat je op weg daarheen tegenkomt is doorgaans niet erg succesvol. Sterker nog, het is laakbaar. Maar wel aanlokkelijk. Veel veranderaars hebben de neiging de zaken een beetje mooier en haalbaarder voor te stellen dan waar ze zeker van zijn. Dat mag niet leiden tot blind en onverantwoordelijk gedrag. Daarvoor is een verandering te belangrijk en te kostbaar. Als veranderaar heb je, net als de zeezeiler, een dure plicht om je de krachten die voor en tegen je werken in de periode en het traject dat voor je ligt in beeld te brengen.‘Breng de verandering in kaart’ is het devies.
Elke organisatie wil meer veranderkracht. Deze tijd vraagt ook om meer, vaker en kortstondiger veranderen. Een Change Mindset is de belangrijkste bijdrage aan die veranderkracht. En Charting the Waters — de verandering in kaart brengen — is een deel van die Change Mindset: het is de vaste gewoonte om niet in den blinde, maar op grond van een redelijk vermoeden aan veranderingen te werken. Daarover gaat dit artikel.
In kaart brengen van de verandering
Het in kaart brengen van de verandering is onderdeel van de Change Mindset. De Change Mindset is een manier van denken die bepalend is hoe iemand, team of organisatie met veranderingen omgaat. Gezamenlijk een goed onderbouwd beeld opbouwen van wat je te wachten staat als je aan veranderen begint is een goede gewoonte. Technieken als Backcasting, Visual Thinking, Storytelling, Concurrent design, Mindmapping en Design Thinking komen hierbij goed van pas. En vergeet ook niet de blik naar buiten te wenden. Daar is veel informatie beschikbaar waar je van kunt profiteren.
De Noordzee bijvoorbeeld is geen onbekend gebied. Er zijn veel systemen beschikbaar die je informatie geven over hoe het daar kan spoken. Maakt dat elke overtocht een uitje? Zeker niet. Uiteindelijk komt het aan op de schipper en bemanning die met de beste voorbereiding denkbaar de tocht maakt. Flexibel en wendbaar zijn is dan een vereiste. Maar als je geen idee hebt wat je nu weer tegenkomt ontaardt bewegelijkheid al gauw in richtingstress, besluiteloosheid en paniek. Exit veranderkracht, exit mooie voornemens en goede bedoelingen.
Voor iemand met een Change Mindset is het natuurlijk om niet alleen het eigen plan te kennen, maar ook een helder en onderbouwd beeld te hebben van wat anderen en andere invloeden over tijd kunnen betekenen voor die plannen. Een goede verandermanager voelt zich beter met een goede voorbereiding en weet de kansen op succes groter als zij allerlei te voorziene invloeden kent en kan meewegen. een slechte verandermanager laat dingen op hun beloop, en verkoopt alleen de (sociaal) wenselijke verhalen aan het reisgezelschap.
Onnodige fouten vermijden is veiliger en leuker
Zeeziekte. Je wilt het niet, maar het bestaan ontkennen, niet begrijpen hoe en in welke omstandigheden het ontstaat, is dom en onverantwoordelijk. Het verpest grondig de trip voor alle deelnemers. Elke fatsoenlijke schipper zal er alles aan doen om te voorkomen dat de deelnemers zeeziek worden.
Nare verrassingen uitsluiten. Het is een zaak van accepteren dat je niet alleen op de wereld bent en dat al je mooie plannen en voornemens om ergens uit te komen door te verwachte of onverwachte acties van anderen bruut doorkruist kunnen worden. Mensen zijn opportunistische en beperkt rationele wezens, die graag voor de beleving en de snelle en makkelijke optie gaan. Ze denken het te weten, maar dat is een illusie. Wat we niet kennen, bestaat niet. Wat niet in ons beeld past, of in ons referentiekader zit, zien we domweg niet.
Nieuwe realiteit
De verandering in kaart brengen, het veld overzien en hiermee het gevoel en inzicht te ontwikkelen wat de elementen van de verandering zijn. Waar is bekend terrein, waar en hoe ben je veilig, is de samenhang bekend, kun je het gedrag voorspellen van de stakeholders, en waar zijn de onzekerheden? In welke gebieden kunnen veranderingen ‘uit het niets’ verschijnen? Welke elementen zijn lastig te overzien, zijn grillig, zoals snel wisselende agenda’s en gedrag van mensen onder spanning? Zonder het in kaart brengen wat je te wachten staat gaat veranderen moeizaam — of helemaal niet.
Iedereen hoort graag goed nieuws, maar het is beter om alle deelnemers te attenderen op alles wat er kan gebeuren. Ook al is het niet top in mind, of iets dat niet direct in het straatje past. Een verandermanager weet dat en accepteert de consequenties. Veranderen is het creëren van een gezamenlijke nieuwe realiteit met alles wat er over te weten valt.
Een veranderkaart maken
De kaart waarop de oversteek is uitgezet is altijd nodig. Een oversteek wordt opgedeeld in gebieden: het vertrekgebied, oversteken de snelwegen op zee, specifieke aandachtsgebieden zoals het doorkruisen van windmolenparken, militaire- en ankergebieden en het aankomstgebied. Per gebied zijn specifieke elementen zoals wind, marifoonkanalen, wet- en regelgeving, ondieptes, stromingen, wrakken en tonnen.
De kracht van het maken van een kaart zit het in het met elkaar, visualiseren, overzien en betekenis geven. Het gaat om het gezamenlijke proces. Weten wat we zouden kunnen verwachten en narigheid voorkomen.
Human Resources, processen & werkwijzen, in- en externe diensten & producten, waardering, digitalisering, stakeholders, sturing, controls, wet- en regelgeving, organisatiestructuur, besluitvormings- en tal van andere systemen en al het gedrag — ze brengen allemaal hun eigen invloeden en dynamiek mee.
Soms helpen ze je, verwacht of onverwacht. En soms creëren ze golven en stromingen, obstakels en gevaren waar je maar beter met een grote boog omheen kunt varen. En soms is het beste wat je kunt doen zelfs de reis afblazen.
Een simpel stappenplan
Veilig en plezierig veranderen? Maak een veranderkaart. Dat is de boodschap. Zet je beperkte rationaliteit, sturm und drang en opportunisme een momentje opzij en neem — even — de tijd om te bezien wat je te wachten staat.
Uit onze praktijk zien we dat een eenvoudig en praktisch drie stappenplan al een enorme bijdrage is het creëren van een mindset en meer veranderkracht.
In stap 1 proberen we het waarom, hoe en wat van de verandering met elkaar te doorleven. Accepteren waar we hier en nu zijn, en wat dat betekent. Waar komen we vandaan, en wat heeft dat met ons gedaan. Wat verwachten we van de toekomst? Waar willen we zijn over een tijdje, en hoe gaan we daar komen?
In stap 2 kijken we terug. Stel, we hebben de verandering bereikt die we wilden? Wat is er dan klaar, als we klaar zijn? En wat zou er in de tijd die we hebben besteed allemaal gebeurd kunnen zijn? Wat hebben we zef gedaan, en wat deden anderen? Heeft alles gewerkt wat we bedacht hadden, of zien we dingen over het hoofd?
In stap 3 maken we de kaart. Elke visualisatie is goed. het gaat om het gedeelde begrip. Van wat we in veranderde vorm willen zijn, en wat we gaan tegenkomen op het pad daar naar toe.
Tot slot
Elke organisatie wil meer veranderkracht. Deze tijd vraagt ook om meer, vaker en kortstondiger veranderen. Een Change Mindset is de belangrijkste bijdrage aan veranderkracht. Immers, instrumentele zaken kan iedereen snel veranderen maar het veranderde in het oog houden en niet ondersneeuwen in het instrumentele is niet iedereen gegeven.
Charting the Waters is een deel van die mindset: het is de vaste gewoonte om niet in den blinde, maar op grond van een redelijk vermoeden aan veranderingen te werken.
Het is u duidelijk. Het werken met verander-tools is onmisbaar om te veranderen.
U kunt nu zelf deze tool zelf gaan gebruiken.
Veranderen vergt een doordachte aanpak. Laat u helpen door change professional.
Getting change done is waarmee wij onze klanten helpen veranderingen gedaan te krijgen.
Design gedreven werken, moderne en praktische tools en een uniek aanbod met competitieve, vaste tarieven zijn de pijlers onder ons aanbod.